Se uma empresa usa ativos digitais, ela precisa de uma maneira de mantê-los organizados.
Caso contrário, os profissionais de marketing e os criadores de conteúdo passam horas procurando ou acabam usando os recursos errados sem querer.
As soluções de compartilhamento mais usadas acabam levando ao uso indevido ou à perda de ativos.
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De acordo com um estudo, os funcionários compartilham recursos por meio de:
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e-mail (71%),
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Pen drives (69%) e
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serviços de armazenamento em nuvem, como o Google Drive (55%).
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Um ativo digital é um elemento gráfico, um logotipo, um arquivo de áudio ou um vídeo curto que pode ser compartilhado com colegas, clientes e em campanhas de marketing globais para criar uma experiência de marca consistente.
Uma estratégia de gerenciamento de ativos digitais é essencial quando as equipes fazem parte de uma grande empresa, já que muitos elementos envolvidos exigem uma coordenação ideal para funcionar de forma mais eficiente. Apresentar materiais visuais e de áudio atraentes e de boa qualidade, que sejam fáceis de abrir, usar, encontrar, recuperar e compartilhar nas redes sociais e com parceiros, não é tarefa fácil.
No fim das contas, usar um software DAM vai tornar sua empresa mais eficiente e reduzir os custos em até 80%. Aqui, reunimos 9 maneiras pelas quais o software DAM gera eficiência operacional.
Comunicação interna
O software DAM é uma das formas mais eficazes de se comunicar constantemente com as equipes em projetos específicos.
Quando as equipes se comunicam entre si, fica mais fácil (e mais rápido) organizar os recursos. Como uma plataforma DAM ajuda na colaboração em tarefas, as equipes podem compartilhar informações, recursos e sugestões. Além disso, ela pode ajudar a dividir cargas de trabalho complexas com mais facilidade.
De fato, não há muito a perder ao melhorar a comunicação entre as organizações. Uma comunicação interna ruim está ligada à rotatividade de funcionários, à ineficiência na folha de pagamento, à redução do engajamento dos funcionários e a outros problemas.
Ao dar feedback sobre os recursos assim que são criados ou compartilhar ideias de forma eficiente, as equipes conseguem manter o rumo durante todo o projeto, sem precisar parar, voltar atrás e mudar de direção.
Colaboração com parceiros externos
Não é segredo que as empresas usam uma combinação de recursos internos e de agências. Um quarto dos usuários de software DAM não trabalha na empresa para a qual estão prestando serviços. Quando as empresas trazem colaboradores externos, é fácil integrá-los e colocá-los a par de tudo, bastando dar a eles acesso aos ativos digitais.
Em vez de perder tempo tentando descobrir quem tem o quê e onde procurar algo, o DAM permite que colaboradores externos tenham acesso rápido ao que precisam. Isso reduz o tempo perdido e permite que os funcionários internos se concentrem nas próprias tarefas, em vez de ficarem cuidando de um prestador de serviços.
Colaboradores externos costumam trazer um tipo diferente e mais diversificado de criatividade na hora de debater ideias. Muitas vezes, esses colaboradores deixam esses recursos para trás, para que possam ser reutilizados quando terminarem o projeto.
Acompanhe facilmente todos os ativos
Uma empresa pode armazenar milhares de imagens, documentos, arquivos de áudio, vídeos e muito mais nos computadores de trabalho e nos dispositivos dos funcionários. Uma estratégia sólida de DAM permite que as empresas gerenciem os ativos da marca a partir de um local central, onde podem automatizar tarefas em tempo real.
Imagina que um funcionário perca um ativo digital (e 90% já admitiram ter perdido um ativo em algum momento da vida). Pode levar horas, talvez até dias, para encontrá-lo.
Mesmo assim, se os recursos estiverem armazenados em um software de DAM, dá pra encontrar o que precisar quando for preciso, o que torna o conteúdo mais acessível. Isso também significa que os criadores de conteúdo não precisam recriar recursos que foram perdidos.
Maior visibilidade do status do projeto
Usar um software de DAM elimina a necessidade de ficar procurando por “atualizações sobre o andamento do projeto”. Em vez de recorrer ao e-mail e colocar toda a equipe em cópia para se manterem atualizados, os usuários podem usar o software de DAM para ter uma visão em tempo real de como o projeto está indo e ver o que vem a seguir.
Quando alguém precisar de uma atualização sobre o projeto, pode dar uma olhada em tempo real por conta própria. Com um DAM na nuvem, as empresas e os funcionários podem acompanhar o andamento da equipe mesmo quando estiverem de férias. Assim, o software DAM ajuda a manter os projetos funcionando sem problemas e permite que cada membro importante da equipe veja as atualizações essenciais.
Permissões de segurança
A única maneira de impedir edições, criação ou trocas não autorizadas de ativos é criptografando esses ativos com permissões. O software DAM permite que administradores e usuários avançados adicionem senhas ou bloqueiem a autorização com base em funções, campanhas ou tempo de serviço.
Isso evita que os ativos caiam nas mãos erradas.
Com o software DAM, os funcionários vão saber onde procurar os recursos, o que é um recurso aprovado e quais recursos devem evitar. Além disso, o software DAM pode restringir o acesso, de modo que os funcionários só possam acessar os recursos de que precisam. Isso economiza tempo e evita riscos para o projeto ou para a empresa.
Um estudo descobriu que as empresas observam uma redução média de 23% no risco ao evitar o uso inadequado do conteúdo, a utilização de recursos errados (ou não aprovados) e o vazamento ou roubo de propriedade intelectual.
Nesse mesmo estudo, ficou demonstrado que 86% das organizações reduziram o risco em 10% ou mais com o DAM. 18% reduziram o risco em 40% ou mais simplesmente ao implementar um software de DAM.
Controle de versão
Muitas vezes, os projetos da empresa passam por uma revisão detalhada e por um processo editorial.
Às vezes, quando tudo já está resolvido, um único projeto passa por vários conselhos editoriais e acaba se tornando um projeto quase totalmente diferente daquele com que começou.
Com um DAM, os editores e os membros da equipe sênior ficam sabendo na hora quando algo muda ou quando uma versão mais antiga fica obsoleta.
Ao ter um único local organizado para guardar todo o trabalho e os arquivos que as equipes podem usar durante todo o processo de construção, os gerentes podem dar uma olhada de vez em quando para fazer ajustes, adicionar comentários e manter as equipes no caminho certo durante todo o processo. Se e quando forem feitas alterações, todo mundo fica sabendo e fica em sintonia.
Como evitar gargalos no fluxo de trabalho
Os sistemas tradicionais de gerenciamento de conteúdo podem causar gargalos quando os funcionários ficam esperando para dar continuidade a um projeto.
O software DAM vai ajudar as organizações a evitar atrasos no trabalho, eliminando o processo de revisão e edição. Pouca gente curte ficar parado esperando o sinal verde dos gerentes seniores. Ninguém gosta de ter que apagar algo em que passou horas trabalhando.
Ao acompanhar os projetos das equipes, elas podem continuar trabalhando nas tarefas enquanto recebem sugestões e orientações dos seus superiores, em vez de ter que parar várias vezes para revisões ao longo do projeto.
Otimize a criação de conteúdo
A maior parte do conteúdo é criada internamente e, embora isso seja ótimo para o controle de segurança, a necessidade de revisões e aprovações pode levar mais tempo. Como já falamos, eliminar gargalos no fluxo de trabalho, verificações constantes e ter mais facilidade para encontrar, localizar e recuperar ativos já existentes faz com que a criação de conteúdo seja mais rápida e simplificada.
De acordo com uma pesquisa, os departamentos de marketing estão observando um aumento de 34% na produtividade por usarem um software de DAM, o que significa que conseguem criar mais campanhas de marketing mais rapidamente. O mesmo estudo constatou que isso levou a um aumento de 24% na receita.
Remover e excluir ativos automaticamente
O software DAM pode informar aos usuários quais ativos devem ser usados, quais estão desatualizados ou quais não podem mais ser usados na plataforma. Por meio da automação de conteúdo, o software DAM pode excluir automaticamente os ativos após um prazo pré-definido ou quando um projeto ou campanha não for mais relevante — ajudando você a gerenciar todo o ciclo de vida do conteúdo com facilidade.
O uso de um software de DAM aumenta a eficiência operacional
O uso de um software de DAM na sua empresa pode ter um impacto positivo na produtividade das equipes e de cada funcionário.
Desde a comunicação até a revisão e atualizações contínuas, passando pela rápida implantação de projetos e pela segurança de todos os ativos digitais em um só lugar, não há dúvida de que o gerenciamento de ativos digitais é uma ferramenta indispensável para profissionais de marketing e criadores de conteúdo.
Entre em contato conosco hoje mesmo se você se identifica com os desafios mencionados ou quer saber mais sobre DAM. Um especialista da Digizuite vai te mostrar nossa plataforma.
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