Como melhorar a colaboração interna com um software de gerenciamento de ativos digitais

As empresas modernas contam com soluções robustas para melhorar o trabalho em equipe e a eficiência, a fim de se manterem competitivas.

Uma colaboração harmoniosa e processos bem controlados dão a todos a sensação de um objetivo comum. Quando as equipes internas colaboram, as pessoas têm controle sobre sua carga de trabalho.

Dito isso, só um em cada cinco funcionários sente que tem o trabalho sob controle todos os dias, o que significa que há muito espaço para melhorias.

Quando a colaboração interna é bem feita, ela leva a uma melhor resolução de problemas em equipe e a uma maior eficiência operacional. Os funcionários entendem como o papel de cada um contribui para as metas gerais da empresa e como isso afeta outras pessoas na organização.

Este artigo vai mostrar como a gestão de ativos digitais (DAM) pode melhorar a colaboração interna.

Descubra os diversos recursos que as soluções DAM podem oferecer à sua empresa – permitindo que você gerencie ativos digitais e lide com projetos desafiadores de forma mais eficaz.

Por que usar um software DAM para melhorar o processo de colaboração da sua equipe?

A falta de comunicação, o fato de as pessoas trabalharem isoladamente e em diferentes regiões e fusos horários exigem um esforço real para garantir que todo mundo esteja por dentro do andamento e das novidades.

A falta de comunicação custa às empresas cerca de 100 funcionários, o que representa uma média de US$ 420.000 por ano . O que você pode fazer para reduzir o desperdício e melhorar a colaboração da equipe?

É aí que entra o software DAM.

Gerenciar todo o seu processo de criação de conteúdo em vários canais e equipes pode ser demorado e desafiador. Um software de DAM pode melhorar a comunicação e a colaboração da sua equipe, independentemente de onde estejam ou em que fuso horário se encontrem.

Além disso, como seus melhores funcionários dedicam quase metade do tempo (45%) a tarefas colaborativas, as plataformas DAM simplificam facilmente os projetos e os fluxos de trabalho, tornando o trabalho em equipe mais eficiente.

Fluxos de trabalho integrados permitem que as equipes internas alcancem suas metas e tenham uma sensação de satisfação pessoal. Quando um trabalho é concluído dentro do prazo e bem feito, isso dá às pessoas uma sensação de realização. Não é de se admirar que 78% dos funcionários digam que uma cultura de trabalho mais solidária e colaborativa os motiva a ficar mais tempo na empresa.

E quando equipes de diferentes áreas têm ideias, criam e conseguem a aprovação final sem esforço — você consegue um tempo de lançamento no mercado mais rápido.

“Usar o DAM não só nos ajudou a reduzir os níveis de estresse, como também aumentou o engajamento da equipe ao trabalhar em conjunto em um projeto comum, já que todos os envolvidos podem acessar facilmente o mesmo arquivo armazenado em um local central a qualquer momento e de qualquer lugar, usando o dispositivo que preferirem — o que, por sua vez, acelerou ainda mais o tempo de lançamento no mercado e melhorou a eficiência geral do fluxo de trabalho em toda a nossa organização.” — Maria Harutyunyan, cofundadora da Loopex Digital.

5 recursos do DAM para melhorar a colaboração interna

Colabore e gerencie todos os seus ativos digitais com funcionalidades completas de DAM.

Trabalhem juntos para ter uma visão geral completa de todo o processo de criação de conteúdo.

Pesquise e filtre recursos com facilidade

Cerca de 72% dos profissionais de marketing dizem que o número de ativos digitais que gerenciam aumentou nos últimos 12 meses — o que torna um pouco difícil encontrar o que você precisa.

O Paul, do seu departamento de marketing, não deveria ficar gastando tanto tempo procurando uma foto para colocar no próximo resumo por e-mail pra comemorar os dez anos da empresa!

Dados do LinkedIn mostram que 55% das pessoas levam até meia hora para encontrar um único recurso. Pior ainda, 22% dizem que acabam criando o próprio recurso — correndo o risco de ter conteúdo duplicado e de recursos serem compartilhados sem aprovação formal.

Encontrar o que você precisa quando precisa deve ser simples.

Reduza o tempo gasto procurando recursos com ferramentas de automação de DAM simples e eficazes. Melhore a colaboração interna com recursos e mão de obra limitados, simplificando as tarefas de busca e otimizando as operações.

Imagina só isso.

Você quer divulgar conteúdo nas redes sociais para promover uma nova linha de produtos. Seus ativos digitais estão espalhados por várias unidades compartilhadas e você só consegue acessá-los imediatamente se enviar e-mails, compartilhar senhas e converter os arquivos para um formato que você entenda.

O software DAM oferece funcionalidades simples e eficazes de busca e filtragem. Localize, edite e distribua recursos rapidamente, além de salvar critérios de busca que você usa com frequência. Faça buscas por texto ou outros critérios básicos, como o idioma da sua organização ou o formato do arquivo.

“A maior vantagem que percebemos ao usar um software de DAM é que ele simplifica o processo de busca, permitindo recuperar qualquer ativo digital com facilidade”, diz Maria Harutyunyan.

“Isso ajudou a aumentar significativamente os níveis de produtividade individual, já que não se perde tempo procurando manualmente por fotos ou vídeos em diferentes locais do dispositivo ou da unidade de rede.”

Reduzir as ineficiências no conteúdo

A criação de conteúdo de ponta a ponta pode trazer desafios técnicos e de processo — o que tornaa colaboração interna ainda mais essencial.

“A colaboração é mais importante do que nunca nesta era digital em que tudo acontece tão rápido, principalmente quando se trata de projetos de marketing”, diz Nick Jordan, cofundador da Workello.“Nós, como equipe, sempre estivemos procurando maneiras de melhorar nosso fluxo de trabalho e simplificar nossos processos de colaboração.”

“O aumento da eficácia dos nossos processos de cooperação tem sido uma das principais vantagens do software DAM. Conseguimos colaborar com facilidade e concluir tarefas mais rapidamente quando todos têm acesso aos mesmos recursos. Como tudo está disponível online, também ficou mais simples colaborar com membros da equipe que estão em diferentes lugares ou fusos horários.”

Como o fluxo de trabalho de produção de conteúdo é composto por várias etapas, aumenta a possibilidade de reduzir as ineficiências nesse processo.

• Obtenha o melhor retorno sobre o seu investimento e melhore a colaboração interna:

  • Automatize tarefas rotineiras. Configure fluxos de trabalho pré-definidos e avise o próximo responsável. Colabore com os membros da equipe ao enviar materiais para aprovação. Ofereça aos seus funcionários uma experiência de usuário tranquila com uma interface intuitiva.

  • Padronizando os processos de criação de conteúdo. Certifique-se de que todos os membros da equipe sigam os processos internos acordados. O software DAM padroniza os procedimentos de gerenciamento de ativos digitais, garantindo uma abordagem consistente em todas as equipes, independentemente de onde elas trabalhem.

  • Analisando seu processo de gerenciamento de conteúdo passo a passo. Descubra quais áreas do gerenciamento de ativos digitais tomam mais tempo. Aproveite ao máximo as capacidades operacionais ao entender quais ativos digitais demoram mais para serem criados — o que te permite dividir as tarefas de maneira equilibrada entre os membros da equipe.

Histórico de auditoria de ativos   

Erros acontecem; é normal.

Mas tomar medidas positivas para tentar reduzir o número de erros vai te ajudar a ficar à frente do jogo.

Digamos que você precise atualizar um PDF para continuar em conformidade com a legislação.

Com o DAM, todas as ações realizadas nos ativos ou nos metadados associados a eles são rastreadas. As equipes não precisam perder tempo mandando uma mensagem no Slack pra descobrir quem atualizou o preço de um produto ou se o logotipo da empresa foi alterado.

A colaboração interna com os membros da equipe é bem mais eficiente. As equipes têm mais controle ao registrar e documentar os eventos que acontecem dentro de um sistema DAM. Obtenha registros das ações realizadas em um ativo, como quando ele foi criado, atualizado, removido e arquivado.

Certifique-se de que os membros da equipe estejam trabalhando sempre na versão mais recente de um recurso.

Aumente a colaboração da equipe com um histórico de auditoria dos ativos digitais em uma única plataforma centralizada. Acabe com a espera até que um colega comece o turno para encontrar a resposta que você precisa.

Veja o exemplo do Grupo Lonza, que economizou tempo e alcançou uma eficiência incrível ao implementar um software de DAM.

Zachary Harding, chefe da área digital, diz:“Com o Digizuite DAM, as vendas e equipes de marketing podem colaborar e se comunicar facilmente, tanto internamente quanto com parceiros externos de vendas e marketing.”

“O software de DAM também melhorou nossos processos internos, simplificando o procedimento de aprovação de ativos e o controle de versões. Como tudo é rastreado dentro do software, não há mais necessidade de intermináveis trocas de e-mails ou conversas de vai e vem sobre alterações.”

Visualização para celular

Você sabia que impressionantes 97% das pessoas nos EUA têm algum tipo de celular e que 85% delas têm smartphones?

Os dispositivos móveis oferecem às empresas várias oportunidades de colaborar com os colegas. No entanto, por incrível que pareça, 39% dos funcionários dizem que as pessoas no local de trabalho não colaboram o suficiente.

Muitos funcionários usam seus smartphones para realizar tarefas relacionadas ao trabalho. Mas isso traz riscos que precisam ser gerenciados com cuidado.

Com o Digizuite DAM, os membros da equipe podem colaborar usando seus dispositivos móveis – o que oferece mais flexibilidade, controle e segurança.

Uma plataforma DAM de ponta, como a Digizuite, permite que os funcionários remotos colaborem com segurança com as equipes no local. E como a Digizuite usa segurança baseada em tokens, um token é validado a cada solicitação de API, protegendo os ativos com direitos de acesso e permissões específicas ao usar um dispositivo móvel:

As plataformas DAM permitem que equipes e pessoas trabalhem juntas em qualquer lugar, sem comprometer a segurança. Os ativos podem ser editados, revisados e aprovados em qualquer lugar, usando um dispositivo móvel, no horário que for mais conveniente para elas.

Gerenciamento de tarefas 

Os fluxos de trabalho integrados de gerenciamento de tarefas permitem que as equipes internas obtenham a aprovação final de forma mais rápida e eficiente. Como está sendo criado mais conteúdo do que nunca, as ferramentas de colaboração interna não são mais consideradas um “extra”, mas sim uma necessidade.

Por quê?

Porque uma plataforma DAM de ponta permite que todo mundo trabalhe junto em prol de um objetivo comum.

Melhore o trabalho em equipe e gerencie todo o ciclo de vida do seu conteúdo, simplificando os processos de gerenciamento de tarefas.

Recursos de gerenciamento de tarefas claros e transparentes oferecem a cada pessoa uma visão simples da sua carga de trabalho, do progresso e dos prazos que se aproximam — melhorando a colaboração e a eficiência da equipe.

“O software DAM revolucionou nosso processo de colaboração. Temos um sistema centralizado onde todos os nossos ativos digitais ficam armazenados, e todo mundo tem acesso às versões mais recentes deles. Agora, nossa equipe consegue facilmente pesquisar, encontrar e usar os ativos digitais de que precisa para seus projetos. Isso melhorou nosso fluxo de trabalho e nossa produtividade, já que gastamos menos tempo procurando ativos e mais tempo trabalhando nos projetos.”

– Natalia Tomchyshyn, diretora de marketing da Relokia.

Revisar e adicionar anotações

Dada a enorme quantidade de ativos digitais que as empresas modernas criam e armazenam, ter uma maneira simples e eficaz de adicionar anotações a cada ativo pode manter o desenvolvimento nos trilhos, ao mesmo tempo que permite que os outros saibam o que você fez e por quê.

“Também podemos deixar comentários e feedback sobre o trabalho uns dos outros, o que ajuda a melhorar a qualidade do nosso trabalho. Outra grande vantagem do DAM é que ele nos ajuda a acompanhar quem está trabalhando em quê. Dá pra ver de relance quem está trabalhando em qual projeto e em que fase está. Isso nos ajuda a nos mantermos organizados e a evitar a duplicação de esforços.”– Vaibhav Kakkar, CEO da Digital Web Solutions.

Os sistemas DAM oferecem recursos de revisão e anotação que permitem que você adicione explicações por escrito ou comentários críticos aos ativos.

Colabora com as equipes, não importa onde estejam, compartilhando o raciocínio por trás de uma ideia ou explicando por que um determinado arquivo foi atualizado.

Digizuite – Um DAM que melhora a colaboração interna

Os benefícios de uma força de trabalho conectada e colaborativa são enormes. Gerencie todo o ciclo de vida dos seus ativos digitais, simplificando processos e reduzindo a duplicação de trabalho, ao reunir as pessoas para alcançar objetivos em comum.

Dê aos funcionários ferramentas que promovam a iniciativa para que possam fazer bem o trabalho e colaborar uns com os outros. E quando as equipes dão o melhor de si, isso pode aumentar a produtividade e, no fim das contas, os seus lucros.

Quer saber mais sobre como o Digizuite DAM pode melhorar a colaboração da equipe interna?

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