Como você protege seus ativos digitais mais valiosos?
Em média, 33% de todas as pastas digitais de uma empresa ficam desprotegidas, e 96% das estações de trabalho não têm backup suficiente.
A culpa é do erro humano – citado como uma das três principais razões pelas quais uma empresa perde dados.
Quando você analisa como as empresas gerenciam os ativos digitais, fica claro por que o conteúdo digital corre o risco de se perder.
Em média, os funcionários compartilham arquivos digitais por meio de pen drives (69%), e-mail (71%) e pastas públicas (55%).
E aí, qual foi o resultado?
Perda de ativos digitais confidenciais – o que aconteceu com uma porcentagem enorme (90%) das empresas no último ano.
Então, como as empresas podem adicionar essa camada extra de segurança aos seus ativos mais valiosos para mantê-los dentro da organização – e evitar que acabem perdidos, sem uso ou, pior ainda, nas mãos erradas?
Neste artigo, apresentamos 5 dicas sobre como evitar a perda de ativos digitais – incluindo a implementação de um sistema de gerenciamento de ativos digitais (DAM), que ajuda sua organização a ir além do simples controle da desorganização de conteúdo.
-
Índice
-
O que é um ativo digital?
-
5 dicas para proteger seus ativos digitais
-
Conclusão
-
O que são ativos digitais?
Considera-se como ativos digitais tudo o que a sua empresa possui que seja criado e armazenado digitalmente.
Elas também precisam ser detectáveis e identificáveis – em geral, qualquer coisa que agregue valor.
A maioria acha que os ativos digitais são só fotos, arquivos de áudio ou vídeos.
-
Agora, a gente também considera que eles são:
-
Apresentações
-
Documentos
-
PDFs
-
Planilhas
-
Manuscritos
-
Folhetos
-
Catálogos
-
… e a lista continua – qualquer coisa digital que a sua empresa tenha e que contribua para a identidade e o valor da empresa.
-
E quando a gente fala em perda de ativos digitais, geralmente nos deparamos com duas situações problemáticas:
1. Os ativos ficam corrompidos ou se perdem por causa de fatores externos (como vazamento de dados, falhas na rede), ou
2. Por causa de má gestão interna por parte dos funcionários
É importante evitar ambas as situações, e é por isso que, na próxima seção, apresentamos 5 dicas sobre como evitar cair em um desses piores cenários possíveis.
5 dicas para proteger seus ativos digitais
Liste todos os seus ativos digitais
Uma das primeiras coisas que você deve fazer para evitar perder seus bens é, antes de mais nada, entender quais e quantos bens você possui.
Uma maneira fácil de fazer isso é reunir todos os seus ativos digitais em um só lugar – para que você tenha uma visão geral completa de cada informação ou conteúdo que sua empresa possui.
Você pode fazer isso manualmente, vasculhando centenas (se não milhares) de pastas e unidades compartilhadas, ou pode contar com ferramentas e tecnologia que te dão automaticamente uma visão geral abrangente.
A gestão de ativos digitais (DAM) é uma ferramenta que usa um software para reunir e armazenar estrategicamente todos os ativos digitais em um único local centralizado.
Em outras palavras, uma “única fonte de verdade” para todos os ativos digitais.
Você pode encarar isso como um arquivo que lista todos os ativos que sua empresa já teve, possui atualmente — e que vai reunir todos os novos ativos digitais que sua empresa criar.
A preservação de conteúdo é uma parte importante da gestão do ciclo de vida do conteúdo de qualquer empresa – e o DAM reúne todo o conteúdo em um só lugar, fazendo a ponte entre os diferentes departamentos (não só o de marketing) e permitindo que todos os usuários saibam quais ativos a empresa possui.
Imagina a seguinte situação:
Você contrata um fotógrafo pra tirar algumas fotos novas pra sua nova linha de produtos de varejo. O fotógrafo envia as fotos pra edição e discussão, mas, por causa das longas cadeias de e-mails e da falta de comunicação, as fotos que deveriam ser usadas na campanha final acabam se perdendo.
Eles podem levar horas ou até dias para encontrar a foto certa — ou para entender qual foto é a ideal para usar nessa campanha específica.
No entanto, se todos os recursos forem mantidos no sistema DAM, os usuários podem encontrar rapidamente o que precisam, aumentando a acessibilidade do conteúdo. Além disso, isso evita que os produtores de conteúdo tenham que recriar materiais perdidos.
As empresas podem armazenar centenas de imagens, vídeos e documentos em diferentes dispositivos e computadores pessoais. Em outras palavras, é uma bagunça.
Com o DAM, as empresas podem controlar seus ativos de marca a partir de um único lugar, automatizando tarefas em tempo real.
Coloque seus ativos sob controle de versão
Preveja que as pessoas vão cometer erros… isso vai acontecer.
Mesmo com as melhores intenções, a gente acaba cometendo erros. Por exemplo, um usuário pode sobrescrever um vídeo sem querer ou apagar o documento errado por engano. Isso é inevitável e, por isso, é importante que um sistema que gerencia ativos também leve isso em conta e ajude o usuário a identificar e desfazer esses erros.
Em um DAM moderno, como KeyShot, todas as ações realizadas nos ativos, ou nos metadados associados a eles, são registradas, e esse registro de auditoria deve estar facilmente disponível para os usuários, para que possíveis erros possam ser identificados.
Quando forem feitas alterações, elas devem ser acompanhadas por uma ferramenta de comparação que permita ao usuário comparar instantaneamente uma versão antiga com a mais recente – ambas imagens e os metadados.
E quando um erro é identificado, é claro que também deve haver suporte para reverter para uma versão anterior correta, para que o erro possa ser corrigido.
No Digizuite, dá pra comparar duas versões (ou qualquer recurso aleatório), exibindo os metadados lado a lado, as imagens lado a lado e as imagens usando um controle deslizante, onde até mesmo mudanças bem sutis podem ser identificadas.
Também é comum que os usuários apaguem arquivos sem querer.
Na maioria dos sistemas operacionais de computador, existe uma lixeira que ajuda os usuários caso tenham apagado um arquivo por engano. O mesmo vale para um DAM de ponta, onde os ativos apagados podem ser recuperados junto com todos os metadados e o histórico.
Os erros causados por falhas humanas também podem ser detectados antes que o dano aconteça, com a introdução de fluxos de trabalho em que as ações mais críticas são encaminhadas aos colegas para que eles façam revisões entre pares e aprovem as alterações.
Os fluxos de trabalho podem ser usados para validar novos ativos antes de serem publicados, mas também servem para proteger os ativos contra sobrescritas e exclusões acidentais.
Os fluxos de trabalho ajudam quando a gente comete erros, então, mesmo assim, é bom ter uma função de “desfazer”.
E atenção! Devido às normas de tratamento de dados, também é preciso oferecer uma opção de exclusão definitiva, na qual os dados do cliente não possam ser recuperados.
Reforçar a proteção por senha e os protocolos de login
Outra maneira de evitar a perda dos seus ativos digitais é reforçar a segurança das suas senhas e dos seus protocolos de login.
Uma maneira simples (mas eficaz) de fazer isso é criar senhas mais seguras nos seus sistemas internos. Assim, ninguém sem o código secreto vai conseguir acessar seus ativos digitais.
Certifique-se de que suas senhas tenham pelo menos dez a doze caracteres, incluindo números, letras e símbolos. E não se esqueça de trocá-las regularmente.
As ferramentas de gerenciamento de ativos digitais permitem que você use proteção por senha para acessar seus ativos digitais com segurança sempre que precisar, onde quer que esteja.
E não é só isso: os DAMs modernos também oferecem autenticação de dois fatores, pra que você possa adicionar essa camada extra de segurança a todas as suas senhas. O Digizuite DAM permite que você configure a autenticação de usuários com base na função, localização e departamento de cada um.
Atribua funções, direitos e responsabilidades adequadas aos usuários
É fundamental que só as pessoas certas tenham acesso aos seus ativos, pra evitar que você os perca.
Principalmente para empresas maiores, que têm um volume maior de ativos.
Por quê? Porque o risco é maior.
Na verdade: as grandes empresas sofrem 130 violações de dados por ano, e seus custos anuais com segurança cibernética aumentaram quase 30%.
Graças a ferramentas como o gerenciamento de ativos digitais, esse tipo de segurança é garantido para proteger os ativos — não só contra o uso indevido interno, mas também contra ataques externos.
Como?
Ao usar as definições de gerenciamento de direitos e os controles de acesso do Digizuite DAM, você sempre tem (tanto online quanto offline) controle e poder total sobre seus ativos.
O recurso de gerenciamento de direitos permite que os administradores de sistema definam facilmente grupos, usuários e funções, para que você melhore sua segurança em dois aspectos:
1. Quem tem acesso a quais recursos no DAM e
2. Quem, com acesso, pode fazer alterações e atribuir novas funções
Com esses recursos, você garante não só segurança, mas também um controle de qualidade aprimorado.
Isso significa que tanto os funcionários que trabalham no escritório quanto os que trabalham remotamente sempre usam conteúdos que estão em conformidade com as normas regulatórias, já que o mecanismo de metadados do DAM permite a marcação automática dos ativos com relação à data de validade, patrocinador, fonte e detentor dos direitos.
Isso é especialmente importante para setores como o de ciências da vida, onde é fundamental estar sempre em conformidade com as regras e regulamentações 24 horas por dia, 7 dias por semana. O DAM garante isso, avisando os usuários quando um conteúdo ultrapassa a data de validade.
Os ativos digitais devem estar sempre protegidos e não correr o risco de serem perdidos por causa de uma infraestrutura interna deficiente. É exatamente por isso que uma das principais funções de um DAM é gerenciar com segurança toda a trajetória desses ativos ao longo do ciclo de vida do conteúdo e protegê-los contra acessos indesejados.
Uma garantia para o futuro
Então, você listou todos os seus ativos, os criptografou, reforçou a proteção por senha e a autenticação de login e atribuiu as funções e permissões adequadas aos usuários.
E agora?
Documentar esses protocolos – para que você não só garanta a sustentabilidade dos seus ativos digitais no futuro, mas também a segurança geral da sua empresa e da sua infraestrutura.
Numa plataforma DAM, você tem um repositório central com todos os seus ativos – então você já sabe o que tem agora.
Mas e no futuro, quando você provavelmente já tiver multiplicado o número total de imagens e vídeos?
Certifique-se de que todos os ativos digitais estejam incluídos em qualquer nova documentação ao planejar a sucessão ou em quaisquer novos acordos com parceiros.
Conclusão
Sem um gerenciamento seguro dos seus ativos mais importantes, você corre o risco de perdê-los (e ter que gastar tempo recriando-os) ou de que eles caiam nas mãos erradas e sejam usados indevidamente.
Como as empresas estão tendo que lidar cada vez mais com violações de dados, está se tornando igualmente cada vez mais importante que elas invistam em ferramentas e tecnologias que possam ajudá-las a proteger seus ativos digitais — seja qual for a causa.
-
Um DAM pode ajudar as empresas a proteger o conteúdo e evitar a perda de seus ativos ao:
-
Ser uma fonte única de informações sobre todos os ativos da empresa
-
Colocando ativos digitais sob controle de versão
-
Aprimorando a proteção por senha e a autenticação de dois fatores
-
Atribuir funções, direitos e permissões de acesso adequadas aos usuários
-
Ajudando-os a proteger seus bens para o futuro
-
Quer saber mais sobre como sua organização pode se beneficiar de uma plataforma DAM?
Veja aqui uma demonstração personalizada de graça.
-
Recursos que você vai adorar
