De vez em quando, ouço dizer que ferramentas independentes, como o Dropbox, são vistas como suficientes para gerenciar o conteúdo da marca corporativa. Como alguém que trabalha no ramo de software de gerenciamento de ativos digitais, acho estranho comparar um sistema completo de gerenciamento de ativos digitais com o Dropbox, o WeTransfer e o Google Drive. Seria o mesmo que comparar uma planilha do Excel com um sistema de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP). Ambos são ótimos com números, mas não oferecem os mesmos recursos. Mesmo assim, à medida que o mercado de DAM amadurece, é preciso esclarecer o porquê, o como e o quê da gestão de ativos digitais.
Uma abordagem fragmentada em relação ao conteúdo digital
Ao longo da trajetória da sua empresa, seus funcionários produzem e acumulam uma quantidade impressionante de arquivos digitais para uso interno e externo. Todos esses arquivos acabam sendo reutilizados em várias ocasiões e distribuídos por canais online e offline. À medida que diferentes pessoas se encarregam de organizar esses arquivos, você acaba, com o tempo, com grandes quantidades de conteúdo digital fragmentado em bancos de imagens, discos rígidos e redes corporativas diferentes. E, no fim das contas, você acaba perdendo o controle sobre seu valioso material de marketing.
A bagunça digital do seu dia a dia não para de crescer
Você provavelmente já conhece uma dessas situações:
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Você tenta enviar um anexo grande por e-mail, mas ele é rejeitado porque o tamanho do arquivo é grande demais para caber em um único e-mail.
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Seu diretor de arte envia as imagens gráficas mais recentes da sua campanha de marketing para o servidor da empresa, mas esquece de te dizer de onde vieram esses arquivos, então você acaba passando 15 minutos ou mais procurando e, no fim, desiste.
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Seu colega fez uma apresentação incrível no PowerPoint antes de sair de férias e você precisa dela AGORA.
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Sua equipe de vendas continua usando os folhetos antigos do produto porque os novos que você mandou “se perderam na caixa de entrada”.
Todo esse conteúdo valioso e essencial para os negócios está fora do seu controle. Como você vai proteger sua marca?
Cuide dos seus bens valiosos com profissionalismo
Um arquivo digital se torna um ativo no momento em que agrega valor à empresa. Por exemplo, o logotipo da sua empresa é um ativo, já que tem grande valor para ela. Algumas empresas usam o Dropbox para compartilhar e armazenar arquivos — é hora de ver o que diferencia um DAM de soluções independentes de compartilhamento de arquivos, como o Dropbox.
Encontre exatamente o arquivo que você precisa, quando precisar
Ao descrever cada recurso com informações relevantes, ou seja, metadados (título, palavras-chave, escolha dos canais de distribuição, atribuição de direitos), você vai garantir resultados de busca mais rápidos e precisos para uso futuro. Os metadados podem ser tanto texto descritivo quanto informações técnicas (tamanho do arquivo, taxa de bits, profundidade de cor, dimensões).
Gerenciamento de conteúdo digital
Um sistema DAM te ajuda a estruturar e organizar seus ativos, oferecendo uma visão geral clara de todos os ativos da marca. O que antes era uma bagunça digital agora é o seu centro de controle.
Fluxos de trabalho digitais aprimorados – tudo está otimizado
Todos os processos digitais podem ser otimizados para atender às necessidades de cada empresa. Esses fluxos de trabalho são personalizáveis para distribuição, extração de imagens, gerenciamento de arquivos, processos de aprovação e garantia de qualidade.
Distribuição por uma ampla variedade de canais digitais
Se você trabalha com branding, sua marca está presente em vários canais para transmitir mensagens relevantes ao público certo. Ao usar uma única fonte para todo o seu conteúdo digital, você consegue controlar em quais canais ele é exibido e quem deve vê-lo. Da mesma forma, esses recursos podem ser removidos dos canais de distribuição com apenas alguns cliques.
Controle de versão – reaja rapidamente e publique novas alterações
O controle de versão permite que você altere um recurso em um único lugar, e as alterações entrarão em vigor em todos os canais de distribuição nos quais o recurso for compartilhado.
Um alto nível de segurança
Com um sistema de gerenciamento de ativos digitais, você pode garantir que só as pessoas certas tenham acesso ao seu material. Isso garante que suas informações confidenciais não caiam nas mãos das pessoas erradas. Basta excluir um ativo da fonte única para que ele seja removido de todos os canais em que estiver publicado.
Mergulhe no mundo da análise de dados
Você tem várias maneiras de ver quantas vezes seu arquivo foi baixado, etc.
Manter a gestão da marca
Ao dar autonomia a uma equipe dedicada para manter, enviar e distribuir os logotipos da sua marca e as imagens dos produtos em vários canais a partir de uma única fonte, você assume o controle total sobre como a sua marca é apresentada, garantindo ao mesmo tempo o cumprimento das diretrizes de marca que você definiu.
Integração com suas ferramentas de software já existentes
Fazer com que seu sistema de gerenciamento de ativos digitais se comunique com seu CMS, PIM, Microsoft Office ou Adobe Creative Suite vai aumentar o valor do seu sistema DAM.
Expanda seu negócio digital
No fim das contas, um sistema DAM permite que as pessoas controlem quempode ver o quêe onde. Enquanto o Dropbox é uma ferramenta de armazenamento estático para salvar e compartilhar arquivos, um sistema DAM é um mecanismo digital que agrega valor, baseado na otimização de processos e que funciona como a espinha dorsal das atividades digitais da sua empresa.
John Burke-Hansen é diretor de tecnologia da Digizuite, com 25 anos de experiência em desenvolvimento de tecnologia e gestão de ativos digitais.
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