Einleitung
MCR Safety stand zunächst in der Buchhaltung vor seiner größten Herausforderung, da dort Probleme mit der Dokumentenverwaltung auftraten. Dem Unternehmen fehlte ein zentrales System zur Organisation und Speicherung von Hunderten von Rechnungen und Belegen. Es stellte sich jedoch bald heraus, dass das Problem über die Buchhaltung hinausging und das gesamte Unternehmen betraf. Das Auffinden der richtigen Dateien, die Konvertierung von Dateiformaten für verschiedene Zwecke und die Verwaltung digitaler Inhalte waren äußerst zeitaufwendig.
Im Jahr 2018 führte MCR KeyShot als Digital-Asset-Management-System (DAM) ein, wodurch die Abläufe optimiert, die Markteinführungszeit verkürzt und die Omnichannel-Strategie gestärkt wurden.
Wer ist MCR Safety?
Seit über 45 Jahren lautet das Motto von MCR Safety: „We Protect People“. Das Unternehmen ist ein führender Hersteller von persönlicher Schutzausrüstung (PSA) für die Automobil-, Bau-, Metallverarbeitungs-, Bergbau-, Öl- und Gas- sowie die Schweißindustrie.
MCR Safety beschäftigt über 300 Mitarbeiter und vertreibt seine Lösungen über 1.500 Vertriebspartner auf mehreren Kontinenten – in Nordamerika, Südamerika, Europa, Asien und Australien.
„Ich habe mich für KeyShot entschieden, weil es eine erstklassige Digital-Asset-Management-Lösung für Unternehmen ist. Bei All-in-One-Produkten, die zu viele Funktionen auf einmal bieten, sollte man vorsichtig sein. Wenn man zu viele Komponenten in einem System zusammenfügt, bekommt man zwar eine Menge Funktionen, aber keine davon wird wirklich gut umgesetzt.“
Die Herausforderung
Im Jahr 2018 machte sich Bret Lipscomb, Manager für digitale Lösungen bei MCR, daran, das Problem zu lösen, dass es in der Buchhaltungsabteilung kein Dokumentenarchivierungssystem für die Verwaltung von Tausenden von Rechnungen und Belegen gab. Bei seiner Suche stieß er auf das Digital Asset Management (DAM), ein Konzept, das er zunächst verwarf, später jedoch näher untersuchte.
Die digitalen Assets von MCR waren über verschiedene Speicherlaufwerke verstreut, und es gab keine Abstimmung zwischen den Bereichen Marketing, Produktion, E-Mail-Kampagnen und Vertrieb. Dateien wurden per E-Mail ausgetauscht, was zur Entstehung zahlreicher Versionen führte und den Überblick über die Originale erschwerte. Diese Ineffizienz machte das Auffinden von Assets, das Konvertieren von Dateiformaten und das Hinzufügen von Metadaten zu einem zeitaufwändigen Unterfangen, was die Verteilung an das Netzwerk verzögerte.
Mit über 6.000 Artikeln – jeder mit mehreren Größen, Bildern und 360°-Ansichten – verwaltete MCR bis zu 90.000 Assets, darunter Videos und Action-Aufnahmen. Trotz dieser Herausforderungen erkannte das Unternehmen das Problem erst, als Lipscomb einen besseren Ansatz vorstellte.
Die Lösung
Als Bret Lipscomb das Gesamtbild betrachtete, erkannte er die Notwendigkeit, die Content-Lieferkette von MCR zu optimieren – von der Erstellung über die Verwaltung bis hin zur Verbreitung. Dazu mussten die wichtigsten Plattformen des Unternehmens miteinander verknüpft werden: SAP, das die Produktverfügbarkeit und Preisgestaltung verwaltet, und Sitecore, das die Produktmarketingdaten verarbeitet. Als Sitecore-Entwickler legte Bret den Schwerpunkt darauf, eine DAM-Plattform, die sich nahtlos in das Sitecore-CMS integrieren lässt.
Die Implementierung von KeyShot war eine gemeinsame Anstrengung. Der Anbieter half bei der Anpassung der Metadatenfelder und stellte dabei sicher, dass keine Datenduplikate entstanden. Die Produktattribute blieben in Sitecore, während Preise und Verfügbarkeit weiterhin in SAP gespeichert wurden. KeyShot lässt sich in Sitecore integrieren, während SAP über einen benutzerdefinierten Job mit Sitecore synchronisiert wird, wodurch Produktdaten, Marketinginhalte und digitale Assets an einem Ort zentralisiert werden.
Durch diesen optimierten Ansatz wurde die Anzahl der Asset-Quellen von fünf auf eine reduziert, wodurch die Marketingteams Zeit sparen und ihre Effizienz steigern konnten.
Die Ergebnisse
Reduzierung manueller Aufgaben:
Das neue System stieß auf gemischte Reaktionen. Während jüngere Teammitglieder die Umstellung begeistert annahmen, zeigten sich erfahrene Mitarbeiter weniger aufgeschlossen. Bret Lipscomb räumte ein, dass der Übergang Ausdauer erforderte. „Der Mangel an Automatisierung und die Doppelarbeit reichten nicht aus, um die älteren Teammitglieder von der Umstellung zu überzeugen“, sagte er.
So sträubten sich Fotografen zunächst dagegen, Dateien zu kennzeichnen und zu verknüpfen, da dies nicht zu ihren Aufgaben gehörte. Als sie jedoch sahen, wie aus einer einzigen PSD-Datei automatisch verschiedene Varianten – wie JPGs, hochauflösende CMYK-Dateien, TIFFs oder transparente PNGs – generiert werden konnten, erkannten sie die erhebliche Zeitersparnis, die sich durch den geringeren manuellen Aufwand ergab.
Die Markteinführungszeit verkürzen:
Als B2B-Hersteller ist MCR beim Verkauf seiner Produkte vollständig auf die E-Commerce-Websites seiner Vertriebspartner angewiesen. Um die Bereitstellung von Inhalten zu optimieren, entwickelte Bret ein Skript, das die Assets effizient bündelt. Das Skript ruft Preise aus SAP, Metadaten aus Sitecore und Bilder aus KeyShot ab und fasst diese in einer ZIP-Datei zusammen. Die Vertriebspartner können dann direkt über KeyShot auf die benötigten Assets zugreifen, was Genauigkeit und Schnelligkeit gewährleistet.
Ausbau der Omnichannel-Strategie:
KeyShot spielt eine zentrale Rolle bei der Unterstützung der Omnichannel-Strategie von MCR und dient als zentrale Informationsquelle für digitale Assets und Produktinformationen abteilungsübergreifend.
„Deshalb war uns klar, dass jedes Asset-Management-System, das wir einführen würden, eine Tier-1-Anwendung sein musste, da es jeden Aspekt des Unternehmens betreffen würde –vom Marketing über den Vertrieb bis hin zum Vertrieb“, erklärte Bret.
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